Kedy bude projekt hotový? Čo sa stane, ak sa jedna úloha oneskorí o týždeň? Kto bude mať v marci najviac práce? Na tieto otázky odpovedá Ganttov diagram, jeden z najstarších a stále najpoužívanejších nástrojov na plánovanie projektov.
V tomto článku si vysvetlíme, čo Ganttov diagram je, kedy sa oplatí a ako ním v piatich krokoch naplánovať projekt.
Čo je Ganttov diagram
Ganttov diagram je časový plán projektu zobrazený ako vodorovné pruhy. Na zvislej osi sú úlohy, na vodorovnej osi čas. Každá úloha je pruh, ktorý začína dňom, keď sa na nej začne pracovať, a končí termínom dokončenia.
Diagram je pomenovaný po americkom inžinierovi Henrym Ganttovi, ktorý ho rozšíril začiatkom 20. storočia. Podobný nástroj, harmonogram, navrhol už predtým poľský inžinier Karol Adamiecki. Princíp sa odvtedy takmer nezmenil, pretože funguje.
Na prvý pohľad z neho vidíte:
- čo sa kedy robí,
- ktoré úlohy prebiehajú súčasne,
- ktoré úlohy na seba nadväzujú,
- kedy bude projekt hotový.
Kedy sa Ganttov diagram oplatí
Ganttov diagram je užitočný vtedy, keď na poradí a termínoch záleží. Napríklad:
- Projekty s pevným termínom: otvorenie prevádzky, spustenie webu, veľtrh, odovzdanie stavby.
- Projekty, kde úlohy na seba nadväzujú: nemôžete tlačiť katalóg, kým nie sú hotové fotky a texty.
- Projekty, na ktorých pracuje viac ľudí alebo firiem: grafik, programátor, tlačiareň, klient.
- Plánovanie kapacít: potrebujete vidieť, kto bude v ktorom týždni preťažený.
Naopak sa veľmi nehodí na priebežnú prácu bez pevných termínov, napríklad na bežnú podporu zákazníkov alebo opakujúce sa úlohy. Tam je lepšia Kanban tabuľa.
Ako naplánovať projekt v piatich krokoch
Ukážeme si to na príklade: nový firemný web, ktorý musí byť hotový do konca mesiaca.
Krok 1: Rozpíšte projekt na úlohy
Napíšte všetko, čo treba urobiť. Úlohy by mali byť dosť malé, aby sa dali odhadnúť, ideálne v rozsahu jedného dňa až dvoch týždňov.
Príklad:
- Zber podkladov od klienta
- Návrh štruktúry webu
- Grafický návrh
- Texty
- Fotografie
- Programovanie
- Testovanie
- Spustenie
Krok 2: Odhadnite trvanie každej úlohy
Ku každej úlohe napíšte, koľko dní bude trvať. Buďte realistickí a počítajte s rezervou. Najčastejšia chyba plánovania je predpoklad, že všetko pôjde podľa plánu.
Krok 3: Určte, čo na čo nadväzuje
Niektoré úlohy nemôžu začať, kým nie je hotová iná. Grafický návrh nezačne pred návrhom štruktúry. Programovanie nezačne pred grafickým návrhom. Texty a fotografie sa však môžu robiť súčasne s grafikou.
Práve tieto väzby sú dôvod, prečo je Ganttov diagram taký užitočný. Uvidíte, ktoré úlohy môžu bežať paralelne a ktoré nie.
Krok 4: Priraďte zodpovedné osoby
Každá úloha potrebuje človeka, ktorý za ňu zodpovedá. Keď máte úlohy priradené, uvidíte aj to, či niekto nemá v jednom týždni naplánovaných príliš veľa vecí naraz.
Krok 5: Zobrazte si plán a nájdite kritickú cestu
Keď máte úlohy, trvanie a väzby, zostavte z nich diagram. Najdlhšia reťaz na seba nadväzujúcich úloh sa volá kritická cesta. Určuje, kedy najskôr môže byť projekt hotový. Každé oneskorenie úlohy na kritickej ceste posunie celý projekt.
V našom príklade je kritická cesta: podklady → štruktúra → grafika → programovanie → testovanie → spustenie. Texty a fotky na nej nie sú, takže tam máte trochu rezervy.
Ganttov diagram v Exceli alebo v aplikácii?
Veľa firiem si robí Ganttov diagram v Exceli. Pre jednoduchý plán to stačí. Excel má však obmedzenia:
| Excel | Aplikácia na riadenie projektov | |
|---|---|---|
| Zmena termínu | ručne prepisujete bunky | posuniete pruh myšou |
| Viac ľudí naraz | ťažko, súbor sa posiela e-mailom | všetci vidia aktuálny stav |
| Prepojenie s úlohami | žiadne, plán je oddelený od práce | pruh je priamo úloha s komentármi a termínom |
| Upozornenia na termíny | žiadne | automaticky |
| Iné pohľady na tú istú prácu | treba robiť nové tabuľky | tabuľa, zoznam, kalendár |
Najväčší problém Excelu je, že plán sa po pár týždňoch prestane aktualizovať. Skutočná práca sa deje inde, v e-mailoch a správach, a tabuľka zostane pozadu. V aplikácii je časová os len iný pohľad na tie isté úlohy, s ktorými tím každý deň pracuje, takže je vždy aktuálna.
Najčastejšie chyby pri plánovaní
- Plán bez rezervy. Vždy niečo nevyjde. Pridajte rezervu najmä k úlohám, ktoré závisia od klienta alebo od dodávateľa.
- Príliš podrobný plán. Diagram so stovkami riadkov nikto nečíta. Detaily patria do podúloh, nie na časovú os.
- Plán, ktorý sa neaktualizuje. Ganttov diagram je užitočný len vtedy, keď zodpovedá skutočnosti.
- Ignorovanie väzieb. Ak neviete, čo na čo nadväzuje, neviete ani to, čo spôsobí oneskorenie.
Časová os v Projeccu
V Projeccu je časová os (Gantt) jedným zo zobrazení projektu, rovnako ako tabuľa, zoznam a kalendár. Nie je to samostatný plán, ktorý treba udržiavať, ale pohľad na tie isté úlohy, na ktorých tím pracuje. Keď kolega zmení termín úlohy, zmena sa hneď prejaví aj na časovej osi.
Na rozdiel od niektorých známych nástrojov, kde je časová os až v drahších plánoch, je v Projeccu súčasťou ceny. Celé je to po slovensky a funguje to v prehliadači.
Vyskúšajte Projecco 14 dní zdarma, bez platobnej karty.